Como aumentar a produtividade da sua equipe em 2 semanas

Em um recente treinamento, o professor Danilo Pinheiro propôs uma dinâmica onde os participantes tinham que executar uma atividade...

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Somos especialistas em desenvolvimento de software sob medida para negócios digitais. Pioneiros na adoção de metodologias de gestão ágil, combinamos processos de design, UX, novas tecnologias e visão de negócio, desenvolvendo soluções que criam oportunidades para nossos clientes. A Dextra faz parte da Mutant, empresa B2B líder no mercado brasileiro e especialista em Customer Experience para plataformas digitais.
Data de publicação: 09/03/2016
Aumentar a produtividade

Em um recente treinamento, o professor Danilo Pinheiro propôs uma dinâmica onde os participantes tinham que executar uma atividade e ganhavam pontos por isso. Na primeira rodada uma das equipes fez 150 pontos, na rodada seguinte a mesma equipe (com os mesmos recursos) fez pouco mais de 1.000 pontos.
Ao serem perguntados sobre o que elevara a produtividade da equipe na dinâmica, um dos membros respondeu que haviam descoberto um novo modo de realizar a dinâmica e por isso a produtividade tinha aumentado muito. Ao que eu respondi: “Isto foi apenas uma parte da causa, a verdadeira causa raiz para o aumento de produtividade foi que vocês puderam trabalhar, parar, analisar o que tinham feito e propor novas formas de se alcançar o objetivo”. Em outras palavras: PDCA.
O PDCA é uma forma de trabalho que foi evoluindo ao longo do tempo, sendo formalizada por Deming em seus estudos no Japão no início da década de 50. O acrônimo de Plan-Do-Check-Adjust , portanto, não é algo novo. Porém as formas tradicionais de gerenciamento de projetos, principalmente na área de desenvolvimento de software, entendiam o ciclo PDCA de uma forma muito longa, sendo que, na maioria das vezes, o projeto todo era considerado como um único ciclo, que poderia levar vários meses.
O ponto negativo disso é que, o conhecimento gerado pelas fases de Check e Adjust não era utilizado dentro do próprio projeto, eram apenas formalizados em documentos conhecidos de maneira abrangente como “Lições Aprendidas” e, muito provavelmente, nunca mais lidos por ninguém, evitando assim o ganho de produtividade evidenciado na dinâmica proposta.
Como forma de atacar este e outros problemas, o Scrum surgiu como uma proposta de metodologia para gerenciamento de projetos. Baseado no PDCA, sua principal diferença é definir ciclos deliberadamente curtos de trabalho (de 2 a 3 semanas) conhecidos como Sprint, fazendo com que a cada Sprint a equipe de projeto possa analisar o trabalho realizado, propor melhorias e evidenciar o que foi feito de bom, afim de se manter as boas práticas.
Sendo o Scrum baseado no PDCA, não seria necessário apenas adotar o PDCA em ciclos curtos? A resposta simples é: sim, com certeza. A resposta completa é: com o Scrum, você já tem um framework (composto de papéis, artefatos e ritos) completo e testado mundialmente para poder gerenciar seu projeto, não é necessário reinventar a roda.
Em empresas onde não se utilizam metodologias ágeis, convém não começar aplicando todo o processo, vá adaptando seu processo aos poucos, e para isso sugiro a abordagem dos ritos, mesmo que começando com apenas um de cada vez, dada às rápidas melhorias que eles propõem.
Os ritos são:
Reunião de planejamento
O que é: Reunião realizada no início de cada Sprint com o objetivo de medir o esforço necessário para a realização das atividades.
Objetivo explícito: Quebrar as funcionalidades pedidas pelo cliente em atividades pequenas que serão executadas pela equipe de projeto. Estimar o esforço de cada atividade para verificar se todas elas poderão ser atendidas dentro da sprint.
Objetivo implícito: Como quem sugere e estima as atividades é a própria equipe de projeto, o nível de comprometimento é maior, pois é natural do ser humano se comprometer com algo sugerido por ele mesmo, ao invés de quando as metas e atividades são impostas de maneira arbitrária.
 
Reunião diária de alinhamento

O que é: Reunião rápida (sugere-se que dure no máximo 15 minutos e seja realizada  com todos os participantes em pé) de alinhamento diário.
Objetivo explícito: Cada membro da equipe declara o que fez no dia passado, o que irá fazer hoje e se tem algum bloqueio.
Objetivo implícito:  Todos os membros do time sabem, todos os dias, o que todos estão fazendo, criando-se sinergia entre as partes e ajudando a criar um sentimento de “time”, onde existe fácil colaboração e comunicação entre as partes, sem grandes formalidades atrapalhando a comunicação.
 
Reunião de demonstração

O que é: Reunião realizada ao fim de cada sprint, onde o software desenvolvido pela equipe na sprint é mostrado para o cliente
Objetivo explícito: Mostrar para o cliente o trabalho desenvolvido, disponibilizando software funcional para o seu uso e teste.
Objetivo implícito: Criar um marco de entrega da sprint, aproveitando o momento para receber feedback do cliente e, quando este é positivo, criando uma nova onda de motivação na equipe. Quando negativo, usa-se isso a favor da equipe como aprendizado. Pode-se aproveitar o momento para estreitar os laços de relacionamento com o cliente e os membros da equipe, visto que estas reuniões são geralmente presenciais e contam com toda a equipe de projeto mais o cliente e outros possíveis stakeholders.
 
Reunião de retrospectiva

O que é: Reunião realizada ao fim de cada sprint, onde os membros da equipe elegem os pontos positivos e os negativos da sprint, produzindo assim conhecimento para a melhoria do trabalho na próxima sprint.
Objetivo explícito: Cada membro da equipe elege uma quantidade (geralmente 3) de pontos positivos e a mesma quantidade de pontos positivos. Os 3 pontos mais votados em cada categoria são escolhidos. Os pontos positivos devem ser mantidos e os negativos devem ter planos de mitigação criados para que não aconteçam mais.
Objetivo implícito: Criar um ambiente e uma cultura de melhoria contínua, onde as falhas encontradas são tratadas como pontos de melhoria a serem desenvolvidos. Para que isto realmente aconteça, deve-se existir um clima de confiança entre a equipe e os feedbacks dados devem ser focados em fatos objetivos e não em opiniões subjetivas sobre as pessoas.
 
Adotando-se o PDCA com ciclos curtos (e em particular o Scrum), pode-se chegar a melhorias significativas em um espaço curto de tempo.
Este artigo expôs apenas de maneira superficial os ritos do Scrum, existem muitos detalhes por trás, além de outras ferramentas como os Papéis e os Artefatos, eu recomendo fortemente que este assunto seja estudado de maneira mais profunda, mas começando-se com os ritos já é possível conseguir melhorias significativas.
Lembre-se, a mudança sempre é difícil, mas os benefícios são recompensadores e fazem a batalha valer a pena.
Bons estudos!

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